Voorbeeld Emails
Onderstaande e-mails zijn bedoeld als eerste melding van stressklachten richting een leidinggevende. Ze kunnen gebruikt worden wanneer een werknemer merkt dat de werkdruk of mentale belasting toeneemt en dit tijdig wil communiceren, vóór het tot uitval leidt.
Deze voorbeeldmails helpen om het gesprek op een rustige, duidelijke en professionele manier te openen. Ze zijn aanpasbaar aan toon, situatie of organisatiecultuur, maar hebben allemaal hetzelfde doel: een eerste signaal geven dat er iets speelt, en samen zoeken naar mogelijke ondersteuning of oplossingen.
Informeel en empathisch
Hoi [naam leidinggevende],
Ik wilde even iets met je delen waar ik de laatste tijd tegenaan loop.
Ik merk dat ik steeds vaker gespannen ben en het gevoel heb dat de druk wat oploopt. Mijn hoofd zit vol, ik rust moeilijk uit, en ik begin te merken dat het me energie kost om mijn focus en motivatie vast te houden.
Ik wil dit niet laten sudderen en zou het fijn vinden om er samen even naar te kijken. Misschien kunnen we bespreken wat er mogelijk is qua ondersteuning of bijsturing?
Laat maar weten wanneer het je past om hierover kort te bellen of af te spreken.
Groet,
[Je naam]
Direct en zakelijk
Beste [naam leidinggevende],
Ik schrijf je omdat ik de afgelopen tijd stressgerelateerde klachten ervaar. Dit uit zich in [bijvoorbeeld verminderde energie, verhoogde spanning, slechter slapen], en ik merk dat het mijn functioneren begint te beïnvloeden.
Om te voorkomen dat dit verergert, zou ik graag met jou in gesprek gaan over mogelijke aanpassingen of ondersteuning. Mijn intentie is om duurzaam inzetbaar te blijven en preventief te handelen.
Kunnen we op korte termijn een moment plannen?
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Persoonlijk en opbouwend
Beste [naam leidinggevende],
Ik wil iets met je delen dat me de laatste tijd bezighoudt.
Ik merk dat mijn draagkracht afneemt en dat ik vaker gespannen of opgejaagd ben, ook buiten werkuren. Ik probeer hierin zelf goed te luisteren naar mijn lichaam en grenzen, maar voel dat het verstandig is om hier open over te zijn voordat het verder escaleert.
Ik sta positief tegenover mijn werk en mijn rol, maar het lijkt me goed om samen te kijken of er ruimte is voor wat verlichting, herprioritering of andere ondersteuning.
Zou je binnenkort tijd hebben om hierover in gesprek te gaan?
Hartelijke groet,
[Je naam]
🟢 Simulatie 1 – Constructief gesprek, er komen oplossingen
Werknemer:
Bedankt dat je tijd wilde maken. Zoals ik ook in mijn mail schreef: ik merk de laatste tijd dat ik steeds meer stress ervaar. Het lukt me moeilijk om goed te herstellen, en ik voel dat het me begint te belemmeren in mijn energie en concentratie.
Leidinggevende:
Dank je dat je dit deelt. Ik waardeer dat je dit aangeeft voor het uit de hand loopt. Wat zijn voor jou de grootste knelpunten op dit moment?
Werknemer:
Vooral de combinatie van deadlines en ad hoc taken die tussendoor komen. Ik heb het gevoel dat ik constant aansta en nergens echt grip op krijg.
Leidinggevende:
Dat herken ik wel. Zullen we kijken of we tijdelijk wat taken kunnen afbakenen of herverdelen? En misschien kunnen we bepaalde deadlines herbekijken?
Werknemer:
Dat zou enorm helpen. Ook misschien een vast moment in de week om even bij te praten?
Leidinggevende:
Prima idee. Laten we dat invoeren. En ik stel voor dat we ook HR betrekken om te kijken of er andere ondersteuningsmogelijkheden zijn, zoals coaching of werkdrukmeting.
Werknemer:
Dat klinkt als een goed plan, dank je wel.
✅ Resultaat: Werk wordt herverdeeld, afspraken worden gemaakt, werknemer voelt zich gehoord en gesteund, mogelijke uitval wordt voorkomen.
🔴 Simulatie 2 – Onbegrip, leidinggevende reageert defensief
Werknemer:
Dank je dat je tijd maakt. Ik wilde graag even delen dat ik me de laatste tijd erg gespannen voel. Ik merk dat ik moeite heb om te herstellen en dat het me energie kost om alles bij te houden.
Leidinggevende:
Tja, dat hoort er nu eenmaal bij in deze periode. Iedereen heeft het druk. Zolang het werk gedaan wordt, komt het wel goed toch?
Werknemer:
Ik snap dat het druk is voor iedereen, maar ik merk dat het voor mij begint te wringen. Ik wil voorkomen dat ik uitval.
Leidinggevende:
Kijk, als ik nu voor iedereen iets moet aanpassen die zich gestrest voelt, dan raakt hier niemand nog iets af. Jij functioneert toch? Je haalt je targets?
Werknemer:
Voorlopig wel, maar het begint te wegen. Ik zou graag kijken of we iets kunnen aanpassen — al is het tijdelijk.
Leidinggevende:
Ik hoor wat je zegt, maar op dit moment is er geen ruimte om dingen over te nemen. We zitten nu eenmaal in een cruciale fase. Als het te veel wordt, moet je dat zelf managen.
Werknemer:
Oké, dan weet ik waar ik aan toe ben.
🚨 Resultaat: Geen steun, geen structurele oplossing, werknemer voelt zich niet gehoord. Kans op demotivatie, ziekteverzuim of burn-out neemt toe.
🟡 Simulatie 3 – Leidinggevende is eerst terughoudend, maar wordt constructief
Werknemer:
Bedankt voor je tijd. Zoals ik ook in mijn mail aangaf, begin ik te merken dat ik veel spanning ervaar. Mijn herstelmomenten zijn kort, en ik merk dat het werk steeds zwaarder begint te voelen.
Leidinggevende:
Hmm… ja, ik moet eerlijk zeggen dat ik dat niet direct gemerkt heb. Je komt altijd rustig over en je levert goed werk.
Werknemer:
Dat hoor ik vaker, maar vanbinnen is het een ander verhaal. Ik wilde het niet opkroppen, dus ik dacht: beter nu dan te laat.
Leidinggevende:
Ja, dat snap ik. Wat zou jou op korte termijn wat ruimte kunnen geven?
Werknemer:
Misschien kunnen we kijken naar een tijdelijke afbakening van ad hoc taken, en eventueel wat minder overlegmomenten in de week?
Leidinggevende:
Oké, daar kunnen we zeker naar kijken. Laat me even intern checken wat mogelijk is qua herverdeling. En als je dat wil, kunnen we HR betrekken.
Werknemer:
Dat zou ik waarderen, dank je.
💡 Resultaat: Omslagpunt in het gesprek dankzij duidelijke communicatie van de werknemer. Leidinggevende toont bereidheid tot aanpassing en samenwerking.
🟠 Simulatie 4 – Leidinggevende toont begrip, maar doet niets concreets
Werknemer:
Bedankt dat ik even bij je terecht kan. Ik merk dat ik veel spanning ervaar, dat ik slecht slaap, en steeds minder energie heb om goed te functioneren.
Leidinggevende:
Ai, dat klinkt heftig. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Goed dat je dat even aangeeft.
Werknemer:
Ik zou graag samen kijken of we iets kunnen doen om het werk wat beter te structureren of tijdelijk te verlichten.
Leidinggevende:
Ja, ik begrijp je helemaal. We hebben allemaal veel op ons bord, dus het is echt een pittige periode. Maar ik vertrouw erop dat jij hier ook weer je weg in vindt.
Werknemer:
Ik weet dat het druk is, maar ik maak me zorgen dat het niet vanzelf beter wordt.
Leidinggevende:
Ja, dat snap ik hoor. Maar laten we het nog even aankijken. Misschien voel je je over een week al beter. En als het niet betert, kunnen we het dan opnieuw bekijken.
Werknemer:
Oké... laten we dat dan maar doen.
🧊 Resultaat: Leidinggevende toont empathie in woorden, maar schuift actie voor zich uit. Geen directe oplossing, risico dat klachten verergeren blijft aanwezig.